(一)会议召开原则

1.高效。凡召开的会议应具备必要性，注重实效，主题鲜明，准备充分。会议组织者应将会议主持者、议题、议程、时间、地点等安排预先告知与会者。  

2.精简。大力精简会议，尽量缩短会期，减少与会人员，能合并召开的会议要尽可能统筹合并。  

3.务实。把工作重点放在深入实际、深入教学科研第一线，加强调研和督查，集中精力研究和解决实际问题上，可采取现场办公会议等形式，及时协调研究解决有关问题。  

4.节约。会议要厉行勤俭节约，要严格控制将会议地点安排在校外、市外，特殊情况需经院主要领导批准，会议所需经费由主办部门自行解决，严禁铺张浪费。  

（二）会议的安排

1.凡召开全校性大会、全校中层干部会，须经校党政主要领导批准，列入会议计划；凡各职能部门召开的涉及多个部门负责人参加的各类会议，均须提前报经主管校领导批准后报校办，列入会议计划。属全校综合性会议，由党办、校办负责会议的筹备，有关部门予以配合；各职能部门召开的会议，由会议召集部门负责会议筹备。  

2.校办统一安排、协调列入计划的会议时间、地点、参加人员，防止发生冲突。各会议主办部门务必于每周五中午12点前将下周召开的会议方案报校办，校办于周五下班前协调完毕并将会议安排通知（电话或网上公布）到有关领导和部门。  

3.列入会议计划的会议，如遇特殊情况需改期、改址、更改会议内容或安排新的会议时，主办部门应提前报校办调整会议计划。未经校办同意，任何部门或个人不得随意打乱或更改列入计划的会议。  

4.各部门召开的会议，需请主管校领导参加，应提前向校办申报，由校办按主管校领导指示回复召开会议的部门。如需使用会议室，在与列入每周计划的会议不相冲突的前提下，可按照学校会议室管理程序使用会议室。  

5.各部门自行安排的会议如与学校每周列入计划的会议发生冲突时，应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则，做出调整。  

6.我校承接上级机关或社会团体委托承办的会议，须事先以书面形式向校办申报，在经校主要领导批准后，方可进行筹备。会前的准备工作，由承办部门负责，校办负责协调有关事宜。会议所需经费，一般应按照“以会养会”的原则解决。  

(三)会议的组织

1.会议通知：由会议主办部门依据校办会议安排拟定的时间，发文字或电话通知。  

2.会议筹备工作：视会议内容，由牵头组织的部门负责协调，将会议的有关工作落实到各有关部门进行筹备（领导讲话、会场布置、安全保卫、音响、会议通知、会议方案等）。  

3.会议签到：会议组织者应事先准备签到表、册。学校召开的中小型会议实行个人签到，规模较大的会议实行单位领导签到。会议结束时，组织者可对各单位的出勤情况进行检查或抽查。  

4.会议文件及会议档案：全校性会议的文件由主办单位准备，会议结束后，应及时将一套完整的会议文件整理归档，按规定时间移交校综合档案室；一般性工作会议由主要职能部门负责会议记录和纪要整理，会议纪要经主管校领导签发后，公布执行或发至相关部门备忘存查。重要会议由主办单位起草信息，报校办统一审定后报上级有关部门。  

(四)会议纪律

1.与会人员应做到不迟到，不早退，因故不能参加会议应提前向主办会议部门请假；有事离开会场需向会议组织者请假；会议期间应关闭通讯工具，保持会场安静，不做与会议主题不相关的事。  

2.会议内容有保密事项时，与会者必须严格遵守保密纪律。  

3.校办将定期对会议纪律执行情况（包括会议出勤、请假制度履行情况及会风会纪情况）在全校范围内通报。各单位领导要重视对会议纪律的执行，率先垂范，促进良好会风的形成和良好作风的培养。